Q&A zum Financial Expert

Die nachfolgenden Fragen und Antworten entstammen einer hochkarätig besetzten Paneldiskussion aus dem Jahr 2012, die ich moderieren durfte. Die Fragen und anonymisierten Antworten möchte an dieser Stelle gerne teilen. Die Antworten geben nur auszugsweise das Gesprochene wider und haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit:

Fragenkomplex 1:
Die neue Rolle des unabhängigen Finanzexperten (Financial Expert)

Intro:
Die Arbeit von Aufsichtsräten ist in den vergangenen Jahren aufgrund stark gestiegener Anforderungen deutlich intensiver geworden. Die Haftungs- und Reputationsrisiken für die am Corporate-Governance- Prozess beteiligten Führungs- und Überwachungsorgane nehmen stetig zu. Um nicht selbst in die Haftungsfalle zu geraten, ist die Bereitschaft von Aufsichtsräten, Haftungsansprüche gegen Vorstände geltend zu machen, deutlich gestiegen. Das Aufsichtsratsamt bietet deshalb heute noch weniger als früher die Gelegenheit, es als ein „Nebenamt“ zu betreiben, denn die Erwartungshaltung der Aktionäre und sonstigen Stakeholder an die Arbeit der Aufsichtsräte ist weiter gestiegen.

In diesem Umfeld einer breiter werdenden Erwartungslücke hat der Gesetzgeber im Rahmen des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) eine neue Rolle im Aufsichtsrat kapitalmarktorientierter Unternehmen definiert, nämlich die des unabhängigen Finanzexperten. Damit wurde ein Paradigmenwechsel eingeleitet. Nunmehr muss mindestens ein Aufsichtsratsmitglied unabhängig sein und über Spezialkenntnisse auf dem Gebiet der Abschlussprüfung oder Rechnungslegung verfügen.

Fragen an die Diskussionsteilnehmer:

Gibt es tatsächlich einen Paradigmenwechsel oder handelt es bei der Funktion des Financial Expert „um alten Wein in neuen Schläuchen“?

„Paradigmenwechsel“ klingt gewaltig, man sollte es nüchterner betrachten. Der Gesetzgeber hat klar gemacht, dass es wenigstens einen Experten mit Sachkunde auf dem Gebiet der Rechnungslegung oder Abschlussprüfung im AR geben muss, was vorher nicht in allen Aufsichtsräten der Fall war.“

Hat sich in der Aufsichtsratspraxis (bereits) ein neues Rollenverständnis in Bezug auf den unabhängigen Finanzexperten entwickelt?

„Durch die gesetzlich geforderte Unabhängigkeit und bilanzielle Sachkunde rücken die notwendige Funktion und besondere Verantwortung des F.E., aber auch die Bedeutung der Rechnungslegung stärker ins Bewusstsein des AR.
Wichtig ist eine regelmäßige Erörterung mit den übrigen AR-Mitgliedern sowie ggf. eine unverzügliche Unterrichtung bei kritischen Entwicklungen oder Erkenntnissen.“

Welche Rolle spielt der unabhängige Finanzexperte aus der Sicht des externen Abschlussprüfers?

„FE ist besonders fachkundiger Gesprächspartner, insbesondere auch als Vorsitzender des Prüfungsausschusses.“

Welche Rolle spielt der unabhängige Finanzexperte aus der Sicht der Wissenschaft?

„Ausarbeitung der besonderen Funktion des F.E. und nähere Beschreibung der einschlägigen Aufgaben und Kenntnisse, die aber stark vom Einzelfall bestimmt werden.“

Ist die These, dass der unabhängige Finanzexperte auf Grund der ihm zugewiesenen Stellung und seiner Kompetenz ein wesentlicher Machtfaktor im Aufsichtsrat aus Ihrer Sicht ist richtig oder falsch? Ist der Financial Expert nach dem Aufsichtsratsvorsitzenden der ‚mächtigste’ Akteur im Aufsichtsrat?

„Machtfaktor ist der falsche Ansatz. Der F.E. ist ein normales AR-mitglied, das über besondere Sachkunde verfügt so wie anderere Mitglieder andere Spezialkenntnisse aufweisen, die sie in die AR-Arbeit einzubringen haben.“

Welche Faktoren sind geeignet eine mögliche Erwartungslücke in Bezug auf die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Funktionsträgern zu vermeiden?

„Kenntnisse, Sachlichkeit, Bescheidenheit und Bestimmtheit des F.E.“

Fragenkomplex 2:

Die fachliche Qualifikation des unabhängigen Finanzexperten als Grundlage der Zusammenarbeit

Intro:
Der Financial Expert muss fachlich und persönlich geeignet sein. Gefordert sind „Sachverstand“ und „Unabhängigkeit“. Bei diesen Begriffen handelt es sich um unbestimmte Rechtsbegriffe, die nach ihrem Sinn und Zweck, aber auch in Bezug auf ihre Entstehungsgeschichte auszulegen sind. Wichtige Quellen hierfür sind die Empfehlung der EU-Kommission vom 15. Februar 2005 und die Regierungsbegründung zum BilMoG. In Bezug auf den Sachverstand des Financial Expert liegt bereits eine gerichtliche Entscheidung des OLG München vom 28.04.2010 (23 U 5517/09) vor. Danach soll die Fähigkeit ausreichend sein, die vom Vorstand gegebenen Informationen kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls weitere Auskünfte einzuholen.

Fragen an die Diskussionsteilnehmer:

Über welche fachliche Qualifikation sollte der unabhängige Finanzexperte unbedingt verfügen, damit eine wirksame Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Funktionsträgern überhaupt möglich ist?

„Kenntnisse und unternehmerische Erfahrungen auf den Gebieten Rechnungswesen, Controlling, Revision, Finanzwesen (jeweils und/oder) sowie ausreichende Kenntisse der Rechnungslegung.“

Wie beurteilen Sie den Tenor des oben genannten OLG München Urteils? Sind die dort genannten Anforderungskriterien ausreichend?

„Die Fähigkeiten werden m. E. zu schwach beschrieben. Zuzustimmen ist dem OLG, dass eine schwerpunktmäßige Tätigkeit auf dem Gebiet der Rechnungslegung oder Abschlussprüfung nicht zwingend geboten ist.“

Fragenkomplex 3:
Die persönliche Eignung des unabhängigen Finanzexperten als notwendige Voraussetzung der Zusammenarbeit

Intro:
Neben der fachlichen Qualifikation ist auch die persönliche Schlüsselqualifikation des Financial Expert von hoher Bedeutung. Das Verständnis der Entscheidungssituation führt nur dann zu einer Professionalisierung der Überwachungsarbeit, wenn Sie auch mit der nötigen Durchsetzungsfähigkeit und persönlichen Unabhängigkeit des Financial Expert kombiniert ist. Das Thema ‚Unabhängigkeit’ war auch Gegenstand der jüngsten Änderungen des Deutschen Corporate Governance Kodex. Die Unabhängigkeit des Financial Experts muss nicht nur formal dokumentiert werden, sondern sollte darüber hinaus auch in der tatsächlichen Überwachungsarbeit zum Ausdruck gebracht werden, was die Fähigkeit in kritischen Situationen die Zustimmung zu verweigern einschließt.

Fragen an die Diskussionsteilnehmer:

Sollte der ehemalige Finanzvorstand der Gesellschaft die Funktion des unabhängigen Finanzexperten wahrnehmen?

„Grundsätzlich nein; es bedarf eines unabhängigen Experten. Der ehemalige Finanzvorstand darf nicht Vorsitzender des Prüfungsausschusses sein, der seinerseits als (Haupt-)Finanzexperte fungieren sollte.“

Welche persönlichen Eigenschaften sind jenseits der formalen Unabhängigkeitskriterien in der Aufsichtsratspraxis von Bedeutung, damit eine effiziente Zusammenarbeit sowohl zwischen dem Financial Expert und dem Finanzvorstand als auch zwischen dem Financial Expert und dem Abschlussprüfer sichergestellt wird?“

„F.E. sollte eine „gestandene“ Persönlichkeit sein, die neben der Sachkunde und Unabhängigkeit über Kommunikationsfähigkeiten verfügt, die also zuhört, kritisch und verständnisvoll nachfragt und sich auch fachlich allgemein verständlich ausdrücken kann.“

Fragenkomplex 4:
Zusammenarbeit zwischen dem Financial Expert und dem Finanzvorstand

Intro:
Mit dem Finanzexperten im Aufsichtsrat soll dem Finanzvorstand ein Gesprächspartner gegenüber stehen, der etwas „vom Geschäft versteht“ und ihm auf Augenhöhe begegnet. Die Informationsbeziehung zwischen Aufsichtsrat und Vorstand ist formal geregelt und basiert zudem auf einem Vertrauensverhältnis. Die entscheidungsnotwendigen Vorlagen nach § 170 AktG, nämlich der (Konzern-) Jahresabschluss und der (Konzern-) Lagebericht, sowie die Berichte des Vorstands nach § 90 AktG gehören neben dem Prüfungsbericht des Abschlussprüfers zu den wichtigsten Überwachungsinformationen des Aufsichtsrats. Solange der Vorstand rechtzeitig, regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Fragen der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance informiert und auf Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Plänen und Zielen unter Angabe von Gründen eingeht, besteht seitens des Aufsichtsrats kein Anlass externe Sachverständige mit der Überprüfung bestimmter einzelner Sachverhalte zu beauftragen und interne Auskunftspersonen wie bspw. den Leiter der Internen Revision zu befragen. Der Aufsichtsrat hat ohnehin jederzeit die Möglichkeit seinen eigenen Informationsbedarf gegenüber dem Vorstand in einer Informationsordnung zu definieren und sollte dies im Sinne einer aktiven Informationsbeschaffung auch tun.

Fragen an die Diskussionsteilnehmer:

Nach welchen Prinzipien und auf welche Art und Weise sollten der Financial Expert (als Vorsitzender des Prüfungsausschusses) und der Finanzvorstand ihre Zusammenarbeit organisieren?

„Regelmäßiger Kontakt mit Berichten des Finanzvorstands und Erfahrungsaustausch. Bei besonderen Ereignissen unverzüglich Kontaktaufnahme.“

Welche kritische Distanz einerseits und welche kollegiale Nähe andererseits zwischen Financial Expert und Finanzvorstand sind erforderlich im Sinne einer effektiven Zusammenarbeit und im Interesse des Unternehmens?

Neutralität und fachliches Verständnis des FE.

Wo liegen die Grenzen der Zusammenarbeit?

„Trennung zwischen Geschäftsführung und Überwachung der Geschäftsführung. Keine fachliche Kumpanei.“

Fragenkomplex 5:
Prüfungsausschuss, Financial Expert und Interne Revision

Intro:
Die Überwachung der Wirksamkeit der rechungslegungsrelevanten internen Kontroll- und Risikomanagementsysteme, des internen Revisionssystems und des Compliance -Managementsystems durch den Prüfungsausschuss bzw. den Financial Expert wird sich entsprechend auf die Einschätzung der Qualität und Unabhängigkeit der verantwortlichen Personen sowie die Angemessenheit der bestehenden Prozesse und Systeme konzentrieren. Die Interne Revision als prozessunabhängige Kontrollinstanz ist für die Wirksamkeit der genannten Systeme von wesentlicher Bedeutung.

Fragen an die Diskussionsteilnehmer:

Welchen Nutzen hat die Interne Revision für den Aufsichtsrat?

„Direkt keinen Nutzen! IR ist ein Instrument der Geschäftsführung. Für den AR ist sie Teil des internen Überwachungssystems von dessen Existenz und Wirksamkeit er sich im Rahmen der Überwachungstätigkeit zu überzeugen hat.“

Wie beurteilt der Prüfungsausschuss heute die Wirksamkeit des Internen Revisionssystems?

„Nicht anderes als gestern, wenn er sich vernüftig verhalten hat. Beurteilung geschieht anhand der Revsionsplanung und –berichterstattung sowie in persönlichen Diskussionen mit dem IR-Leiter oder einzelnen Revisoren (in Abstimmung mit dem Vorstand).“

Sollte der Leiter der Internen Revision regelmäßig in den Prüfungsausschusssitzungen berichten, ohne dass der Finanzvorstand dabei ist?

„Nein, s.o. Nur bei besonderen Anlässen ja, z.B. wenn ein Vorstandsmitglied direkt betroffen ist oder begründetes Misstrauen besteht.“

Fragenkomplex 6:
Zusammenarbeit zwischen dem Financial Expert und dem externen Abschlussprüfer

Die Verbindung zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprüfer ist durch die Funktion des Financial Expert gestärkt worden. Der Abschlussprüfer ist der wichtigste vorstandsunabhängige Informant („Gehilfe“) des Aufsichtsrats. Mit Ausnahme des Gewinnverwendungsvorschlags, der nur durch den Aufsichtsrat zu prüfen ist, besteht im Hinblick auf die Prüfungsgegenstände eine Dualität der Prüfungszuständigkeiten. In Bezug auf den Prüfungsmaßstab gibt es jedoch einen wesentlichen Unterschied. Während die Abschlussprüfung in erster Linie eine Ordnungsmäßigkeitsprüfung, muss der Aufsichtsrat den Schwerpunkt seine Überwachung auf die Wirtschaftlichkeit und Effizienz der Geschäftsführung ausrichten. Der Aufsichtsrat hat darüber hinaus die Abschlussprüfung zu überwachen. Diese Aufgaben sind regelmäßig an den Prüfungsausschuss delegiert. Der Financial Expert, der zweckmäßigerweise den Vorsitz im Prüfungsausschuss inne hat, ist der qualifizierte Ansprechpartner des Abschlussprüfers. Entsprechend stehen im Mittelpunkt seiner Aufgaben die Formulierung des Wahlvorschlags, die Verhandlung des Prüfungshonorars, die Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten, der Review des ‚Engagement-Letter’, die Entscheidung über zusätzlich zu erbringende Leistungen sowie die Überwachung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers.

Das Institut der Wirtschaftsprüfer hat am 4. Mai 2012 das ‚IDW Positionspapier zur Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Abschlussprüfer’ veröffentlicht. Darin heißt es u.a., dass die Rolle des Finanzexperten im Prüfungsausschuss im Einzelnen, insbesondere seine Zusammenarbeit mit dem Abschlussprüfer, wenn sie nicht schon in der Geschäftsordnung geregelt ist, im Aufsichtsrat bzw. Prüfungsausschuss
besprochen werden sollte.

Fragen an die Diskussionsteilnehmer:

Wie hat sich die praktische Zusammenarbeit zwischen dem Aufsichtsrat bzw. dessen Prüfungsausschuss und dem Abschlussprüfer hat in der Zeit nach dem BilMoG entwickelt? Haben sich neue Routinen in der Zusammenarbeit etabliert?

„Intensivere Kontakte zwischen Prüfungsausschuss und Abschlussprüfer: Erörterung des Prüfungsauftrags und der Prüfungsschwerpunkte, Kontakte während der Abschlussprüfung, vorbereitende Gespräche für die Bilanzsitzung des AR.“

Nach welchen Kriterien grenzt der Prüfungsausschuss seine Arbeit von der des Abschlussprüfers ab? Wie kann vermieden werden, dass der Financial Expert bzw. der Prüfungsausschuss nicht zum ‚Oberprüfer’ mutiert, der alle Prüfungshandlungen des externen Abschlussprüfers noch einmal nachvollzieht und sich damit zu operativ positioniert?

„Der Prüfungsausschuss prüft nicht den Abschluss und Lagebericht, er ist also kein „Oberprüfer“. Vielmehr begleitet er die Abschlussprüfung kritisch und erörtert Grundsatzfragen und Einzelfälle mit dem Abschlussprüfer.“

Welchen Einfluss kann der Financial Expert auf die Definition von Prüfungsschwerpunkten nehmen ohne die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers zu gefährden?

„Der Einfluss muss sachlich begründet sein und darf die Durchführung und Funktion der Abschlussprüfung nicht beeinträchtigen. Für deren ordnungsmäßige Durchführung ist allein der Abschlussprüfer verantwortlich.“

Welche Rolle spielt die Redepflicht des Abschlussprüfers in der praktischen Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat bzw. dessen Prüfungsausschuss?

„Grundsätzlich nicht Neues. Durch den regelmäßigen Kontakt wird dem Abschlussprüfer die Redepflicht erleichtert.“

Wie kontrollieren Aufsichtsräte heute die Qualität der Arbeit des externen Abschlussprüfers? Wie erfolgt die Auswahl des Abschlussprüfers? Haben Aufsichtsräte bzw. Prüfungsausschüsse dafür eigene Leitlinien und Kriterien festgesetzt?

„Anhand des oder Prüfungsergebnisse und ihrer Darstellung, z. B. im Prüfungsbericht, sowie aufgrund der regelmäßigen Erörterungen mit dem Abschlussprüfer.“

Nach welchen Kriterien und in welcher Höhe sollte die Honorierung des Abschlussprüfers aus der Sicht des Aufsichtsrats bzw. dessen Prüfungsausschuss erfolgen?

„Angemessen nach Leistung und Zeitaufwand. Von Zeit zu Zeit Marktvergleich, aber kein Honorardumping.“

Fragenkomplex 7:
Das Spannungsfeld zwischen Financial Expert, Finanzvorstand und Abschlussprüfer

Das Spannungsfeld von Financial Expert, Finanzvorstand und Abschlussprüfer ist insbesondere bei kapitalmarktorientierten Gesellschaften durch das AktG und den Deutschen Corporate Governance Kodex definiert. Funktional bilden dabei die Rechnungslegung, das interne Kontroll- und Risikomanagement-System, das Compliance-Systems und die Revision das Bindeglied. Während der Finanzvorstand die operative Verantwortung für das „doing“ trägt, sind der Abschlussprüfer und der Financial Expert mit der Prüfung und Überwachung befasst. Die drei Parteien haben gemeinsame gleichzeitig aber auch unterschiedliche Interessenlagen und Motive für ihr handeln.

Die Bilanzsitzung des Aufsichtsrats ist das jährlich wiederkehrende Ereignis, an dem die drei Funktionsträger persönlich aufeinander treffen. Informelle Grundlage der Bilanzsitzung ist der Prüfungsbericht des Abschlussprüfers. Die Berichterstattung des Abschlussprüfers in der Bilanzsitzung dient der Erläuterung von Sachverhalten im Zusammenhang mit der vom Vorstand vorgelegten Rechnungslegung und deren Prüfung. Sie trägt dazu bei, dass die Darstellung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens bzw. des Konzerns, besondere Risiken und Schwächen des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems kritisch gewürdigt werden können. Hinweise auf sonstige für den Aufsichtsrat bedeutsame Feststellungen, z.B. schwerwiegende Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften durch die gesetzlichen Vertreter, sind schon im Vorfeld der Bilanzsitzung zumindest an den Aufsichtsratsvorsitzenden zu adressieren.

Der Financial Experts sollte die Inhalte der Schlussbesprechung und des Management-Letters kennen und sie mit dem Finanzvorstand und dem Abschlussprüfer diskutieren. Das Urteil des Financial Expert in der Frage der Bilanzpolitik ist von wesentlicher Bedeutung. Seine Zustimmung ist entscheidend. Insoweit könnte dann ein Interessengegensatz zum Finanzvorstand bestehen, dieses nicht nur, weil dessen variable Vergütung regelmäßig auch an bestimmte Bilanzkennzahlen gekoppelt ist. Der externe Abschlussprüfer ist regelmäßig an der Anschlussmandatierung und an Sonderaufträgen interessiert.

Fragen an die Diskussionsteilnehmer:

Der FE sollte seine Erkenntnisse vor allem mit den übrigen Mitgliedern im AR und Prüfungsausschuss diskutieren. Welche Konfliktsituationen treten in der praktischen Zusammenarbeit auf?

„Bei Vernunft der Beteiligten, die weiter verbeitet ist als Akademiker annehmen, keine.“

Wie werden mögliche Interessengegensätze in der praktischen Zusammenarbeit ausgeräumt?

„Durch sachliche Diskussion und konkrete abschließende Lösungen oder Ergebnisse.“

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